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学会公文管理制度

时间:2014-07-21 15:48 点击:
  为使学会公文管理工作规范化,提高公文质量,根据国家相关规定和学会实际情况,特制定本制度。
一.行文程序
  学会各部门各类公文,首先以内部行文方式(使用学会行文稿纸)报送办公室签收,由办公室统一核稿,办公室主任签字,分送相关领导签批,签批后返还办公室,办公室登记存档并编制文号后,送达各部门,各部门打印正式文件后,提交办公室,经核准后,加盖学会公章发文。


二.行文分类
(一)上行文
  上行文是指下级机关向上级机关发送的公文,如报告、请示等。上行文发送对象为中国社会科学院、民政部等上级机关,应以学会名义发文,不得以部门名义发文。使用“中国伦理学会文件”纸,发文号格式为:中伦发〔××××〕××号。
(二)下行文和平行文
  下行文是上级机关向下级下发送的公文,如批复、指示等。下行文发送对象为各部门和分支机构等。平行文是指同级机关和不相隶属机关相互发送的公文,如函等,平行文发送对象为兄弟学(协)会、各高校等。下行文和平行文一律使用“中国伦理学会文件”纸,发文号格式为:中伦发〔××××〕××号、中伦办发〔××××〕××号、中伦财发〔××××〕××号、中伦员发〔××××〕××号、中伦培发〔××××〕××号、中伦业发〔××××〕××号、中伦宣发〔××××〕××号等。
  学会各类会议和培训班均应行文上报学会领导,批复同意后要以学会名义发送通知,加盖学会公章,使用“中国伦理学会”便函纸,发文号格式为:中伦函字〔××××〕××号。禁止以部门名义(部门公章)对外发送通知。“通知”中须写明学会部门及部门工作人员联系方式。凡在学会官方网站刊登“通知”,一律刊登加盖公章的正式文件的扫描文件( jpg格式)。


三.行文格式
(一)字体字号:标题使用2号宋体,正文使用3号仿宋体;
(二)公文一律双面打印,不得有空白页,最后一页下方须注明“报送”、“抄送”、“发送”单位和印发日期;
(三)附件说明:应在正文下方注明附件序号和名称;
(四)发文机关:在正文下方(如有附注,则在附件下方),单一机关制发的公文落款处,可不署发文机关名称,只写成文日期。联合行文,应并列标注各发文机关名称,主办机关排列在前;
(五)印章:除“会议纪要”以外,均应当加盖公章;
(六)“会议纪要”使用相应的纪要文件纸:会长办公会纪要、秘书长办公会纪要、常务理事会纪要专用文件纸,其他会议纪要使用“中国伦理学会”便函纸。


四.公文主题词使用说明
(一)一份文件的标引,最多不超过5个主题词;
(二)标引顺序是先标类别词,再标类属词。在标类属词时,先标出反映文件内容的词,最后标反映文件形式的词。如《中国伦理学会关于举办第一届商业伦理论坛的通知》,先标类别词“学术交流”,再标类属词“伦理论坛”,最后标文种“通知”;
(三)根据需要,可将不同类的主题词进行组配标引;
(四)当主题词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时,可在类别词中选择适当的词标引。

(责任编辑:宣教部)
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