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学会文件管理制度

时间:2014-07-21 15:50 点击:
  为使学会文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制定本制度。
一.文件管理范围:上级下发文件、学会各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
二.制度类文件按照学会文档统一格式进行编写,正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息,措辞规范,表达无歧义。
三.根据文件属性、类别,对所有文件进行编号,根据编号定期归档,做好相应的文字记录,以备查阅。
文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
五.学会上报下发正式文件的权力,主要集中在秘书处。各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
六.学会对内或对外的文件,由秘书处负责起草和审核,会长或秘书长签发;学会各部门需要向下或对外发文的文件,由各部门负责起草,副秘书长负责审核,审核无误后,办公室打印。打印后送回起草部门校对,校对无误,方可正式打印,由秘书长批准签发。
七.凡发送至学会的文件、传真等,由秘书处办公室签收并做好相应登记。
八.各类文件由秘书处办公室主管和保管,办公室人员对一般性文件进行分类管理,定期整理归档。
九.各部门因工作需要,可借阅一般性文件,需严格履行借阅手续,对有密级程度的文件,需经秘书长、分管副秘书长审批后,方可借阅。
十.办公室管理人员,对文件借阅情况进行登记,做好借阅记录并限期清退。
十一
按时间、部门、名称等内容分门别类进行整理,附件、批件、定稿等资料收集完全,存档备案。
十二
根据存档时间及存档的必要性,对文件进行销毁,需秘书长签字批准,按照文件管理制度进行处理。
十三
 文件管理流程:
(一)内部文件管理流程:起草文件→审查编号→审批签发→打印文件→下发文件→文件存档;
(二)外部文件管理流程:外部收文→登记编号→文件整理→文件存档→文件销毁;
(三)借阅文件流程:提出申请→获准同意→办理手续→借阅文件→及时清退→文件存档→文件销毁。

(责任编辑:宣教部)
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